KSeF: co to jest, od kiedy obowiązuje JDG i co zmienia w małej firmie

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania faktur w postaci ustrukturyzowanych plików elektronicznych. Od 1 lutego 2026 każda firma odbiera przez niego faktury. Od 1 kwietnia 2026 prawie każda firma wystawia w nim faktury dla innych firm.

Mali wystawcy mają ulgę do 31 grudnia 2026, a kary są w ustawie od 1 stycznia 2027. KSeF zmienia to, gdzie powstają i gdzie są przechowywane Twoje faktury. Nie zmienia tego, ile płacisz VAT ani podatku dochodowego.

Czym jest faktura w KSeF i co oznacza numer KSeF

Faktura w KSeF to nie PDF. To ustrukturyzowany plik XML w urzędowym formacie FA(3). Wysyłasz go do systemu ministerstwa, który go sprawdza i nadaje mu unikalny numer KSeF. KSeF przechowuje fakturę przez 10 lat, a nabywca widzi ją na swoim koncie w KSeF. PDF z kodem QR jest tylko wizualizacją tego pliku.

W praktyce:

• Nabywca niczego nie akceptuje. Faktura jest otrzymana w dniu, w którym KSeF nada jej numer.
• KSeF nie wysyła powiadomień. Nowych faktur musisz szukać Ty, Twój program albo Twoja księgowa.
• Twój NIP jest adresem. Od 1 lutego 2026 firma, która kupuje coś dla działalności (także zwolniona z VAT), musi podać sprzedawcy swój NIP. Faktura bez Twojego NIP-u trafia tam, gdzie jej nie zobaczysz.
• Błędy się koryguje, nie edytuje. Przyjętej faktury nie można zmienić ani anulować, wystawiasz fakturę korygującą. KSeF sprawdza format i Twoje uprawnienia, a nie rachunki.

Numer KSeF pojawia się też w dwóch innych miejscach:

• W pliku VAT. Od lutego 2026 czynni podatnicy VAT podają go przy każdej fakturze w pliku JPK_V7M (albo JPK_V7K przy rozliczeniu kwartalnym). Faktura wystawiona poza KSeF dostaje zamiast niego oznaczenie, na przykład BFK.
• W przelewach. Od 1 stycznia 2027, gdy czynny podatnik VAT płaci innemu czynnemu podatnikowi przelewem za fakturę z KSeF, w tytule przelewu musi podać jej numer. Dotyczy to także komunikatu przelewu w podzielonej płatności (mechanizm podzielonej płatności, czyli VAT wpłacany na osobny rachunek).

Kto musi korzystać z KSeF i od kiedy

Ulga 10 000 zł w 2026 roku jest wąska

• Limit liczy się brutto (z VAT) i według daty wystawienia: faktura za kwietniowe zlecenie wystawiona 7 maja liczy się do maja.
• Wlicza się tylko faktury, które muszą przejść przez KSeF. Faktury dla osób prywatnych, faktury z kasy fiskalnej i paragony z NIP-em się nie liczą. Faktury dla firm z zagranicy wystawiasz w KSeF, więc się liczą.
• Ulgę tracisz od faktury, z którą miesiąc przekracza 10 000 zł, i ona już nie wraca: zostajesz w KSeF na stałe, nawet jeśli kolejne miesiące będą niższe.

Przykład: w listopadzie 2026 wystawiasz polskiemu klientowi 3. dnia miesiąca fakturę na 7 380 zł brutto (6 000 zł plus 23% VAT), a 20. dnia drugą, na 3 690 zł brutto. Miesiąc dochodzi do 11 070 zł. Pierwsza faktura mogła być PDF-em, druga musi już być wystawiona w KSeF, tak samo jak każda następna.

Przy odbieraniu faktur ulgi nie ma: faktury, które wystawiają Ci polscy dostawcy, już są w KSeF.

Czy KSeF dotyczy Cię przy zwolnieniu z VAT, na ryczałcie albo w spółce?

Zwolnienie z VAT: tak. Zasada ministerstwa brzmi: każdy podatnik, czynny czy zwolniony, który musi wystawić fakturę, wystawia ją w KSeF. Firma zwolniona wystawia faktury tylko wtedy, gdy prosi o nie nabywca albo gdy wymaga tego prawo (na przykład przy usługach dla firmy z zagranicy). Jeśli taka faktura trafia do firmy, przechodzi przez KSeF, w tych samych terminach i z tą samą ulgą 10 000 zł.

To, że mieścisz się w limicie zwolnienia z VAT 240 000 zł, zmienia Twój VAT, a nie obowiązki w KSeF.

Ryczałt: tak. KSeF należy do przepisów o VAT. Forma opodatkowania podatkiem dochodowym nie ma tu znaczenia: ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, skala podatkowa i podatek liniowy są traktowane tak samo.

Sprzedaż tylko osobom prywatnym: dobrowolnie. Faktury dla konsumentów możesz wystawiać w KSeF, ale nie musisz, w 2026 roku i później. Jeśli wystawisz taką fakturę w KSeF, daj klientowi wydruk albo PDF z kodem QR.

Sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością): tak, w tych samych terminach. Różni się tylko logowanie (niżej).

Jak się zalogować i jak dać dostęp księgowej

Nie potrzebujesz płatnego programu. Ministerstwo daje trzy bezpłatne narzędzia:

• Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, aplikacja w przeglądarce pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl: wystawiasz, odbierasz, wyszukujesz i pobierasz faktury jako XML albo PDF, zarządzasz uprawnieniami.
• Aplikacja Mobilna KSeF.
• e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym, która przenosi faktury od razu do Twojej ewidencji VAT.

Osoba prowadząca JDG loguje się:

• przez login.gov.pl, krajowy węzeł logowania (dostępny dla KSeF od 14 lutego 2026): aplikacją mObywatel, przez bankowość elektroniczną, e-dowodem albo Profilem Zaufanym;
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jako właściciel JDG masz pełne uprawnienia automatycznie i niczego nie składasz. Sam PESEL nigdy nie wystarczy. Jeśli jesteś cudzoziemcem i dopiero załatwiasz te sposoby logowania, zajrzyj do tekstu o tym, który login do czego służy.

Token czy certyfikat? Potrzebujesz ich tylko do programu albo do faktur wystawianych offline.

Uwaga: rozporządzenie w sprawie KSeF nadal mówi, że tokeny działają tylko do 31 grudnia 2026. Według pytań i odpowiedzi ministerstwa tokeny zostaną bez terminu, ale do 24 września 2026 rozporządzenia nie zmieniono. Jeśli Twój program loguje się tokenem, zapytaj jego dostawcę przed końcem roku.

Spółka loguje się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z jej NIP-em. Jeśli jej nie ma, składa ZAW-FA, zawiadomienie do urzędu skarbowego wskazujące jedną osobę (niekoniecznie członka zarządu), która potem nadaje uprawnienia innym. Złożysz je na papierze, przez e-Urząd Skarbowy albo przez e-Doręczenia (urzędową skrzynkę elektroniczną). Od 1 stycznia 2026 już nie przez ePUAP.

Twoja księgowa: zaloguj się, otwórz zarządzanie uprawnieniami, wybierz osobę albo biuro rachunkowe (po NIP-ie) i zaznacz, co może robić: wystawiać faktury, przeglądać faktury, zarządzać uprawnieniami. Jeśli dasz uprawnienia całemu biuru, może je przekazać swoim pracownikom.

Czego w KSeF nie ma

Duża część dokumentów freelancera nigdy nie trafia do KSeF:

• Faktury od zagranicznych dostawców. Google, Meta, AWS, Adobe, GitHub czy zagraniczna linia lotnicza przysyłają PDF-y mailem albo udostępniają je na swoim portalu. Zobacz, czego KSeF za Ciebie nie zbierze.
• Paragony. Do 31 grudnia 2026 paragon z Twoim NIP-em na kwotę do 450 zł (albo 100 euro) brutto jest fakturą uproszczoną i zostaje poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 przestaje być fakturą: firma, która potrzebuje faktury, dostaje ją w KSeF. Więcej w tekście paragon z NIP czy faktura.
• Większość sprzedaży dla konsumentów, bo dla nich KSeF jest dobrowolny (wyżej).
• Faktury pro forma i zamówienia, które nie są fakturami, oraz bilety jednorazowe, które są fakturami uproszczonymi.

Twoje własne faktury dla klientów z zagranicy to odwrotny przypadek: wystawiasz je w KSeF i wysyłasz klientowi PDF. Zobacz fakturę dla klienta z zagranicy.

Dokumenty z jednego miesiąca nadal przychodzą więc z dwóch miejsc. Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, odczytuje PDF-y, skany i zdjęcia, których KSeF nigdy nie widzi, i zapisuje każdy dokument w odpowiednim miesiącu pod czytelną nazwą, gotowy dla księgowej.

Od kiedy są kary?

Według stanu prawa na 24 września 2026:

Kary dotyczą trzech błędów: niewystawienia faktury w KSeF, gdy było to obowiązkowe, użycia złego formatu w czasie awarii KSeF i zbyt późnego przesłania faktury wystawionej offline. Nie prowadzą do sprawy karnej skarbowej.

23 września 2026 pojawił się rządowy projekt (UD477), który przesunąłby te kary na 1 stycznia 2028. Zapowiedziany plan jest taki, że w 2027 roku urząd skarbowy ma przypominać i sprawdzać rozliczenia zamiast karać. To projekt, a nie obowiązujące prawo, i nie zmienia obowiązku korzystania z KSeF od 1 stycznia 2027.

Wskazówka: gdy KSeF nie działa albo nie masz internetu, możesz wystawić fakturę w trybie offline24 i przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Nie przekazuj jej polskiej firmie, zanim trafi do KSeF.

Co zrobić teraz

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF i przejrzyj faktury wystawione na Twój NIP.
2. Podawaj swój NIP każdemu polskiemu dostawcy, także w sklepie, gdy kupujesz coś dla firmy.
3. Wybierz, jak będziesz wystawiać faktury: w bezpłatnej aplikacji, w e-mikrofirmie albo w programie do faktur połączonym tokenem.
4. Jeśli nadal wystawiasz PDF-y w ramach ulgi 10 000 zł, przejdź na KSeF przed 1 stycznia 2027. Możesz poćwiczyć w środowisku testowym i demonstracyjnym ministerstwa.
5. Nadaj księgowej uprawnienia w KSeF i ustalcie, kto sprawdza nowe faktury, bo KSeF Ci o nich nie powie.
6. Nadal zbieraj to, czego w KSeF nie ma: faktury zagraniczne i paragony.