Ile kosztuje prowadzenie spółki z o.o. miesięcznie i rocznie w 2026 roku?

Jednoosobowa spółka z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) kosztuje w 2026 roku co najmniej około 3 400 zł miesięcznie. To mniej więcej 2 757 zł składek do ZUS, czyli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, za jedynego wspólnika, plus 620–650 zł netto za pełną księgowość w biurze online. Przy dwóch lub więcej wspólnikach część ZUS może spaść do zera, a głównym stałym kosztem staje się księgowa. Założenie spółki online kosztuje mniej niż 300 zł opłat.

Wszystkie kwoty poniżej dotyczą 2026 roku.

Założenie spółki

Umowę spółki podpisujesz albo online w S24, systemie Ministerstwa Sprawiedliwości, na gotowym wzorcu, albo u notariusza. Obie drogi opisuje nasz przewodnik po spółce z o.o..

Kapitał zakładowy to nie opłata. Trafia na własne konto bankowe spółki i zostaje pieniędzmi spółki. W S24 wpłacasz go najpóźniej 7 dni po wpisie do KRS, sądowego rejestru spółek. U notariusza wpłacasz go przed rejestracją.

Limit taksy dotyczy tylko samego aktu. Ile notariusze biorą łącznie, na przykład za umowę spoza wzorca, bywa różnie, a wiarygodnego zestawienia nie znaleźliśmy.

Uwaga: starsze poradniki, a nawet rządowa strona o S24, nadal doliczają 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). Ta opłata zniknęła 29 listopada 2025, więc opłaty sądowe to 250 zł w S24 i 500 zł u notariusza.

Dla cudzoziemców: do podpisu w S24 potrzebujesz profilu zaufanego (bezpłatnego rządowego logowania), polskiego e-dowodu albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Profil zaufany wymaga numeru PESEL. Bez niego zwykle kupujesz podpis kwalifikowany, który według jednej polskiej kancelarii kosztuje około 300–600 zł rocznie, albo idziesz do notariusza.

Co miesiąc

Te koszty nie znikają w spokojnym miesiącu.

ZUS. Jedyny wspólnik jest traktowany jak osoba prowadząca działalność, nawet jeśli nie pracuje dla spółki i nie wypłaca z niej pieniędzy. Część społeczna bez ubezpieczenia chorobowego to 1 788,29 zł. Nie ma ulgi na start ani preferencyjnych składek. Płacisz je sam do 20. dnia następnego miesiąca; za pracowników spółka płaci do 15. Jeśli termin wypada w sobotę, niedzielę lub święto, przesuwa się na następny dzień roboczy. Artykuł o ZUS wspólnika spółki z o.o. omawia spółki dwuosobowe, wynagrodzenie zarządu i dywidendy.

Księgowość. Każda spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość (księgi rachunkowe), bez względu na przychód. Prawo pozwala spółce prowadzić je samodzielnie, ale większość małych spółek korzysta z biura. Ceny online to ceny cennikowe z 24 września 2026; przedziały z badań nie są danymi oficjalnymi. Ceny zależą od liczby dokumentów, od tego, czy masz pracowników, i od tego, czy w cenie jest roczne sprawozdanie. Artykuł o tym, ile kosztuje księgowa, porównuje oferty i podpowiada, co zapisać w umowie.

Inne stałe koszty. Zaplanuj w budżecie:

• firmowe konto bankowe: płatności powyżej 15 000 zł dla innych firm muszą przez nie przechodzić, podatki trzeba płacić przelewem, a kapitał i ZUS zwykle też;
• adres siedziby: własny lokal albo wirtualne biuro;
• podpis kwalifikowany, jeśli żaden członek zarządu nie ma profilu zaufanego.

Ceny różnią się tak bardzo, że nie da się podać jednej kwoty.

Podatki, tylko gdy jest co płacić. Zaliczki na CIT (podatek dochodowy od osób prawnych) płaci się do 20. dnia następnego miesiąca albo kwartalnie, jeśli wybierze to mały podatnik lub nowa spółka. VAT, u czynnego podatnika VAT, płaci się do 25. razem z deklaracją JPK_V7M, miesięcznym plikiem VAT. Żaden z nich nie jest kosztem stałym. Bez zysku nie ma CIT, a spółka ze sprzedażą do 240 000 zł rocznie może korzystać ze zwolnienia z VAT, chyba że jej działalność jest z niego wyłączona.

Przykład: jednoosobowa spółka z biurem online płaci około 2 757 zł ZUS plus 620–650 zł za księgowość. To około 3 380–3 410 zł miesięcznie, czyli mniej więcej 40 500–40 900 zł w całym 2026 roku, bez opłat bankowych, adresu, podatków i jakiegokolwiek wynagrodzenia dla Ciebie.

Co roku

Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu rok 2026 zamyka się w 2027:

JPK_CIT to księgi rachunkowe spółki w formie elektronicznej. 1 lipca 2026 jego termin przesunięto z daty CIT-8 na koniec 7. miesiąca po roku podatkowym. Ponieważ 31 lipca 2027 to sobota, zasada weekendowa powinna przesunąć go na poniedziałek 2 sierpnia 2027; bezpieczniej wysłać plik do piątku 30 lipca. Spółki, które nie składają miesięcznych deklaracji VAT, wysyłają księgi po raz pierwszy za 2027 rok.

Złożenie sprawozdania. Jest bezpłatne w internetowym Repozytorium Dokumentów Finansowych, gdy podpisuje je członek zarządu lub prokurent, którego PESEL widnieje w KRS. Spółka, której jedynym członkiem zarządu jest cudzoziemiec bez numeru PESEL, składa je na formularzu KRS-Z30 za 40 zł albo przez prawnika. Rządowa strona nadal podaje 140 zł, co obejmowało zniesioną opłatę za MSiG, więc sprawdź kwotę, o którą prosi portal.

Badanie sprawozdania. Małe spółki zwykle kwalifikują się jako jednostki mikro i mogą sporządzać uproszczone sprawozdanie. Badanie przez biegłego rewidenta jest potrzebne dopiero wtedy, gdy w poprzednim roku spółka przekroczyła co najmniej dwa z trzech progów (50 osób na pełen etat, 3 125 000 euro aktywów, 6 250 000 euro przychodu). Większość spółek freelancerów nigdy do nich nie dochodzi.

Koszty jednorazowe. Zmiana w KRS (nowy członek zarządu, nowy adres, zmiana umowy) kosztuje 250 zł, albo 200 zł przy uchwale na wzorcu w S24, i trzeba ją zgłosić w ciągu 7 dni. Zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR, Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, jest bezpłatne. Trzeba je złożyć w ciągu 14 dni (bez sobót i świąt) od wpisu do KRS i od każdej zmiany, a spóźnienie może kosztować do 1 000 000 zł.

Koszty, o których się zapomina

• Wypłata pieniędzy jest opodatkowana dwa razy. Zysk wypłacony jako dywidenda jest objęty 19% PIT (podatkiem dochodowym od osób fizycznych) po CIT: łącznie 26,29% przy stawce CIT 9% i 34,39% przy 19%. Estoński CIT opodatkowuje zysk dopiero przy wypłacie, łącznie niższą stawką, ale nadal na obu poziomach.
• Papierologia ma swoją cenę. W jednoosobowej spółce każde oświadczenie jedynego wspólnika wobec spółki musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności. Umowa między spółką a jedynym wspólnikiem, który jest też jedynym członkiem zarządu, na przykład pożyczka, wymaga aktu notarialnego, chyba że zawiera się ją na wzorcu w S24.
• Członkowie zarządu mogą płacić z własnej kieszeni. Jeśli egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają własnym majątkiem za jej długi, podatki i ZUS, chyba że wykażą na przykład, że w porę złożyli wniosek o upadłość (w ciągu 30 dni od niewypłacalności). W jednoosobowej spółce zarządem jesteś zwykle Ty.
• Niezłożone dokumenty. Niezłożenie sprawozdania jest przestępstwem. Jeśli brakuje go przez 2 kolejne lata mimo wezwania sądu, sąd może rozwiązać spółkę.
• Zamknięcie wymaga czasu i pieniędzy. Wypłacalną spółkę likwiduje się przez co najmniej 6 miesięcy. Płacisz 250 zł za wpis otwarcia likwidacji, 300 zł za wykreślenie spółki, notariusza za uchwałę o rozwiązaniu (maksymalnie 750 zł netto; spółka z S24 może użyć wzorca) i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym po 0,70 zł za znak, co najmniej 60 zł i najwyżej 961,20 zł w 2026 roku.

Kiedy JDG wychodzi taniej

Dla jednej osoby, która wypłaca sobie cały zysk, JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) zwykle kosztuje mniej. Jej założenie jest bezpłatne. Jeśli spełniasz warunki, zaczynasz od 6 miesięcy bez składek społecznych, a potem przez 24 miesiące płacisz od obniżonej podstawy (1 441,80 zł w 2026 roku). Prowadzi prostszą ewidencję podatkową i zamykasz ją jednym wnioskiem.

Spółka zarabia na swój wyższy koszt, gdy zostawiasz w niej zysk opodatkowany 9% CIT, dzielisz firmę ze wspólnikami albo jako cudzoziemiec nie możesz założyć JDG. Porównanie znajdziesz w artykule JDG czy spółka z o.o..

Od 1 stycznia 2027 minimalne wynagrodzenie rośnie do 4 950 zł, więc obniżona podstawa w JDG wzrośnie do 1 485 zł. Podstawa ZUS jedynego wspólnika i jego składka zdrowotna na 2027 rok zależą od danych o przeciętnym wynagrodzeniu, których 24 września 2026 jeszcze nie opublikowano. Nie planuj budżetu na 2027 rok według kwot z 2026 bez sprawdzenia.

Co zrobić teraz

1. Policz swoje stałe koszty na 2026 rok: ZUS, jeśli jesteś jedynym wspólnikiem, księgowa, bank i adres.
2. Zapytaj księgową na piśmie, co obejmuje miesięczna cena: ile dokumentów, kadry i płace, roczne sprawozdanie, JPK_CIT.
3. Wpisz do kalendarza 31 marca, 30 czerwca, 15 lipca i koniec lipca na zamknięcie 2026 roku.
4. Przekazuj dokumenty i wyciągi bankowe na czas: spóźnione dokumenty mogą kosztować dodatkowo (ifirma bierze od spółki od 160 zł). Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, składa każdy miesiąc w folder, który księgowa od razu otworzy, ze wszystkimi dokumentami, wyciągami i podsumowaniem.