Jak przekazać dokumenty księgowej: cały miesiąc w jednym folderze

Paczka dla księgowej to jeden folder, i jeden ZIP z niego, ze wszystkim, czego księgowa potrzebuje od Ciebie za dany miesiąc: każdą fakturą i paragonem pod czytelną nazwą, wyciągami bankowymi i krótkim zestawieniem. W Komplecie, naszej darmowej aplikacji na Maca, tworzysz ją jednym przyciskiem, Przygotuj dla księgowej, w dowolnym miesiącu. Nie potrzebujesz żadnego serwisu księgowego i nic nie trafia do nas: paczka powstaje na Twoim Macu, a Ty decydujesz, jak ją przekażesz.

Co jest w paczce

Paczka to kopia. Twoje własne foldery zostają dokładnie takie, jakie są.

Warto wiedzieć:

• Nazwy biorą się z treści, a nie ze starej nazwy pliku. Pobrany plik faktura (3).pdf dostaje datę, sprzedawcę i numer faktury. Jeśli z pliku nie dało się nic odczytać, zachowuje oryginalną nazwę zamiast błędnej.
• Dwa dokumenty, które dostałyby tę samą nazwę, dostają dopisany numer ( 2, 3), więc nic nie zostaje nadpisane.
• Dokumenty z folderów pobocznych, na przykład umowy czy pisma, zostają poza paczką. Wyślij je osobno, jeśli mają znaczenie dla danego miesiąca.
• Język zależy od aplikacji. Gdy aplikacja jest po polsku, pliki nazywają się Zestawienie.csv i Zestawienie.pdf, wyciągi trafiają do Wyciągi, nagłówki kolumn są po polsku, a kwoty w CSV mają przecinek dziesiętny. Gdy aplikacja jest po angielsku, pliki to Summary.csv, Summary.pdf i Statements, a CSV używa kropki dziesiętnej, której Excel z polskimi ustawieniami może nie uznać za liczbę. Dla polskiego biura przełącz aplikację na polski, zanim przygotujesz paczkę.

Co księgowa widzi w zestawieniu

Oba pliki zestawienia zawierają te same dokumenty, od najstarszego.

CSV podaje też nazwę pliku dla każdego wiersza i to, czy jest to dokument, czy wyciąg, więc księgowa znajdzie PDF za każdą pozycją. Plik używa średników i zaczyna się od znacznika BOM, więc Excel z polskimi ustawieniami poprawnie dzieli kolumny i wyświetla litery takie jak ł i ż.

PDF to tabela w formacie A4. Na dole podaje sumę dla każdej waluty, przybliżoną sumę w złotych i nazwy dołączonych wyciągów. Jeśli dla któregoś dokumentu brakuje kursu, suma w złotych pokazuje kreskę, a nie liczbę, która wygląda na pełną, choć taka nie jest.

Uwaga: kolumna ≈ PLN to wskazówka, a nie zapis księgowy. Zgodnie z ustawą o PIT koszt w walucie obcej przelicza się po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem poniesienia kosztu. W KPiR (podatkowej księdze przychodów i rozchodów, prowadzonej przez JDG na skali lub liniowym) wynik zapisuje się na dokumencie albo w załączniku. Aplikacja bierze ostatni dzień roboczy przed datą dokumentu, a to nie zawsze jest dzień, który liczy się podatkowo. O dacie decyduje księgowa i to ona księguje oficjalną kwotę. Więcej w artykule o kursie waluty na fakturze.

Jak ją przygotować i wysłać

1. Otwórz Dokumenty i wybierz miesiąc na pasku roku.
2. Sprawdź miesiąc. Na pasku nad listą jest jeden kafelek dla każdego rachunku bankowego. Szary kafelek z „+” oznacza, że wyciągu z tego rachunku jeszcze brakuje: kliknij go i wybierz plik PDF. Kafelki pojawiają się tylko dla rachunków dodanych w Ustawieniach, a aplikacja czyta wyciągi PDF z dowolnego banku. Poszukaj płatności, które wciąż nie mają dokumentu (zobacz uzgadnianie płatności z fakturami).
3. Kliknij Przygotuj dla księgowej obok sum miesiąca.
4. Wybierz, gdzie ją utworzyć. Aplikacja pyta za każdym razem. Za pierwszym razem zaczyna od iCloud Drive, potem od folderu użytego ostatnio. W Ustawieniach ten folder widać pod „Paczki miesięczne trafiają do”, z przyciskiem Pytaj ponownie, który go zapomina.
5. Poczekaj na zieloną linię. Mówi, ile dokumentów i wyciągów trafiło do paczki.
6. Kliknij Wyślij do księgowej… Otworzy się systemowe menu udostępniania z plikiem ZIP:
   • Mail: dołącz go do e-maila. Przy dużych plikach Mail może zaproponować wysłanie linku do pobrania z iCloud zamiast załącznika.
   • Kopiuj łącze: dostępne, gdy paczka jest w iCloud Drive. Wklej link do e-maila albo czatu.
   • Wiadomości albo AirDrop, jeśli księgowa używa Maca lub iPhone’a.
7. Albo kliknij Pokaż w Finderze i wgraj ZIP tam, gdzie prosi biuro: do portalu klienta, do wspólnego folderu albo e-mailem.

Gdy przyjdzie spóźniona faktura

Odłóż ją do właściwego miesiąca i przygotuj paczkę jeszcze raz. Pliki o tej samej nazwie zostają zastąpione, a nowy ZIP obejmuje wszystko, co jest w folderze. Plik z pierwszej wersji, który już nie pasuje (na przykład dostał teraz inną nazwę), zostaje w folderze i w nowym ZIP-ie. Jeśli więc chcesz czystą kopię, najpierw usuń stary folder paczki. Powiedz księgowej, że to druga wersja.

Kiedy ją wysłać

Żaden przepis nie określa tego dnia. Określa go Twoja umowa, zwykle to 5.–10. dzień następnego miesiąca. Biuro ma wtedy czas przed własnymi terminami:

Gdy któryś z tych dni wypada w sobotę, niedzielę lub święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Niektóre biura doliczają opłatę za dokumenty dostarczone po terminie. Jedno duże biuro internetowe dolicza 49–185 zł netto przy JDG i 160–600 zł netto przy spółce, zależnie od opóźnienia (cennik, wrzesień 2026). Lista kontrolna na koniec miesiąca opisuje wszystko, co warto zrobić przed naciśnięciem przycisku.

Z inFaktem albo bez żadnego serwisu księgowego

Paczka to część darmowej aplikacji i nie wymaga żadnego dostawcy. Możesz używać aplikacji tylko do zbierania, odkładania i pakowania dokumentów dla księgowej, która pracuje we własnym programie.

Jeśli połączysz inFakt, internetowy serwis księgowy (płatny plan Connect, 29 zł miesięcznie), w paczce nic się nie zmienia. Wysłanie dokumentu kosztowego do inFaktu to osobna czynność w Skrzynce, a paczka nadal powstaje z dokumentów w Twoich własnych folderach.

Wynikają z tego dwie rzeczy:

• Faktur, które istnieją tylko w KSeF albo w inFakcie, a nigdy nie trafiły do Twoich folderów, nie ma w paczce. KSeF to Krajowy System e-Faktur. Księgowa zobaczy faktury wystawione na Twój NIP w KSeF, gdy nadasz jej uprawnienie w Aplikacji Podatnika KSeF. Zagraniczni sprzedawcy, tacy jak Google, Adobe czy AWS, nie muszą korzystać z KSeF, a do 31 grudnia 2026 mały polski sprzedawca może jeszcze fakturować poza nim. Takie faktury docierają do księgowej tylko przez Ciebie.
• Jeśli księgowa pracuje w inFakcie, zapytaj, czy chce paczkę, dokumenty w inFakcie, czy jedno i drugie. Zestawienie i tak przyda się jako lista kontrolna, gdy dokumenty są już w jej systemie.

Co jest wysyłane

Do nas nic. Komplet nie ma własnego serwera. Paczka powstaje na Twoim Macu przez skopiowanie plików z Twoich folderów i zostaje tam, gdzie zdecydowałeś ją utworzyć.

Gdy ją wysyłasz, podróżuje jak każdy inny plik. Jeśli tworzysz ją w iCloud Drive albo wysyłasz Mailem, przechodzi przez Twoje własne konto Apple. Jeśli kopiujesz link, sprawdź, kto może go otworzyć, zanim wkleisz go do czatu.

Wskazówka: zachowuj foldery paczek. To porządny zapis tego, co i kiedy wysłałeś, a przydadzą się też, gdy zmienisz księgową.

Czego paczka nie zastępuje

Twojej własnej dokumentacji. Dokumenty podatkowe przechowuje się do przedawnienia zobowiązania: pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumenty z 2026 trzymasz więc co najmniej do 31 grudnia 2032, a dłużej, jeśli bieg przedawnienia zostanie zawieszony lub przerwany. Zobacz, ile lat przechowywać faktury.

Pracy księgowej. Aplikacja nie prowadzi KPiR, nie liczy podatku ani ZUS i niczego nie składa w urzędzie skarbowym. Przekazuje miesiąc, który jest kompletny i łatwy do sprawdzenia.

Co zrobić teraz

1. Odłóż faktury i paragony z tego miesiąca, także zagraniczne, które pobierasz z konta u każdego dostawcy.
2. Dodaj wyciąg z każdego rachunku bankowego, z którego korzysta firma.
3. Wyjaśnij płatności, które wciąż nie mają dokumentu.
4. Naciśnij Przygotuj dla księgowej, a potem Wyślij do księgowej…, przed dniem z umowy.
5. Jeśli nie wiesz, czego oczekuje księgowa, przeczytaj, jakie dokumenty co miesiąc wysyłać księgowej, i uzgodnijcie jeden kanał i jeden dzień.