Co można wrzucić w koszty JDG? Laptop, telefon, internet, biuro w domu, samochód

W JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej) do kosztów możesz zaliczyć każdy wydatek poniesiony po to, żeby osiągnąć przychód albo zachować lub zabezpieczyć jego źródło, chyba że przepisy go wyłączają. Laptop, telefon, internet, oprogramowanie, biurko w coworkingu i część rachunków za dom zwykle się kwalifikują, jeśli masz właściwy dokument.

Jest jeden haczyk: koszty obniżają podatek dochodowy tylko na skali podatkowej i podatku liniowym, a nie na ryczałcie (podatku od przychodu).

Co sprawia, że wydatek jest kosztem firmy?

Fachowo to koszt uzyskania przychodu. Ustawa o PIT (podatku dochodowym od osób fizycznych) podaje ogólną zasadę i listę wyjątków. Liczą się dwa testy:

• Wydatek pomaga zarabiać. Ma związek z Twoją firmą: przynosi przychód albo pozwala firmie działać.
• Wydatek jest udokumentowany. Masz fakturę, rachunek albo inny ważny dowód i potrafisz wyjaśnić, po co go poniesiono.

Zwykle kwalifikują się: subskrypcje oprogramowania, biurko w coworkingu, opłaty za księgową, firmowy telefon i internet, laptop, podróże służbowe, szkolenia związane z Twoją pracą i opłaty bankowe.

Przepisy wyłączają z kosztów, niezależnie od powodu: reprezentację (usługi gastronomiczne, jedzenie i napoje dla klientów), sam podatek dochodowy oraz kary i grzywny.

Dla większości rzeczy przepisy nie podają stałego procentu. Jeśli telefon albo laptop jest wyraźnie potrzebny w Twojej pracy, zwykle jest kosztem. Jeśli używasz czegoś głównie prywatnie, zalicz do kosztów tylko taką część, którą potrafisz uzasadnić, albo nie zaliczaj wcale. Stałe procenty są w przepisach tylko dla samochodów (zobacz niżej).

Czy forma opodatkowania ma znaczenie?

Tak, i to duże. Od formy opodatkowania zależy, czy koszty w ogóle obniżą Twój podatek.

Na skali i podatku liniowym koszt obniża dochód, więc obniża też podatek.

Zwykle obniża również składkę zdrowotną. W tych formach składka to procent dochodu (9% na skali, 4,9% na liniowym), ale nigdy nie mniej niż minimum: 432,54 zł miesięcznie od lutego 2026 do stycznia 2027.

Na ryczałcie płacisz procent od tego, co zafakturujesz, a kosztów w ogóle się nie odlicza. Nadal możesz odliczyć:

• składki społeczne zapłacone do ZUS (Zakładu Ubezpieczeń Społecznych);
• 50% zapłaconej składki zdrowotnej;
• kilka ulg osobistych, np. ulgę internetową (do 760 zł rocznie).

Nadal musisz przechowywać dowody zakupu i prowadzić wykaz środków trwałych. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, faktury kosztowe wciąż mają znaczenie, bo pozwalają odliczyć z nich VAT. Zobacz Forma opodatkowania JDG i Stawki ryczałtu.

Laptop, telefon i inny sprzęt: od razu czy przez lata?

Kluczowa liczba to 10 000 zł i dotyczy wartości początkowej rzeczy.

To, która wartość jest początkowa, zależy od Twojego statusu w VAT:

• Czynny podatnik VAT: cena netto. VAT odliczasz osobno.
• Zwolniony z VAT: cena brutto, bo VAT-u nie odzyskasz.

Przykład: laptop kosztuje 9 000 zł netto plus 23% VAT, czyli 11 070 zł brutto. Czynny podatnik VAT wrzuca w koszty od razu 9 000 zł i odlicza 2 070 zł VAT. Osoba zwolniona z VAT ma środek trwały o wartości 11 070 zł, powyżej granicy 10 000 zł, więc amortyzuje go po 30% rocznie (3 321 zł rocznie), chyba że przysługuje jednorazowa amortyzacja.

Jednorazowa amortyzacja de minimis jest dla małych podatników (sprzedaż w poprzednim roku do 8 517 000 zł z VAT, dla 2026) i dla firm w pierwszym roku działalności. Obejmuje komputery i inny sprzęt, ale nie samochody osobowe.

Jest też jednorazowy odpis dla fabrycznie nowego sprzętu, do 100 000 zł rocznie. Obie możliwości mają warunki, więc zanim na nie liczysz, sprawdź je z księgową.

Biuro w domu i internet

Nie amortyzujesz mieszkania ani domu, w którym pracujesz. Lokale mieszkalne są wyłączone od 1 stycznia 2022, a od 2023 roku nikt nie może ich już amortyzować.

Możesz za to zaliczyć do kosztów firmową część rachunków za dom: czynszu, prądu, ogrzewania, wody, gazu i telefonu. Dowodem jest dowód wewnętrzny, który sporządzasz samodzielnie na podstawie pełnego rachunku i w którym pokazujesz, jak wyliczono część firmową. Przepisy nie podają wzoru; wiele osób używa udziału powierzchni biura w powierzchni mieszkania. Uzgodnij metodę z księgową i stosuj ją co miesiąc.

Internetu nie ma na liście rachunków, które można podzielić dowodem wewnętrznym. Najprostszym dowodem jest faktura za internet wystawiona na Twoją firmę, z Twoim NIP. To samo dotyczy abonamentu komórkowego: umowa na firmę daje co miesiąc czystą fakturę.

Wskazówka: trzymaj pełny rachunek i dowód wewnętrzny razem, w folderze tego samego miesiąca. Sam dowód wewnętrzny nie wystarczy, jeśli urząd skarbowy o niego zapyta.

Samochód: 20%, 75% czy 100%?

Samochody to jedyny obszar, w którym przepisy podają stałe procenty dla użytku prywatnego.

Poziom 100% wymaga rzeczywistego, wyłącznie firmowego użytku. Czynny podatnik VAT bez ewidencji przebiegu jest traktowany tak, jakby używał auta także prywatnie. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, przepisy nie wymagają od Ciebie ewidencji, ale wyłącznie firmowy użytek musi być prawdą.

Amortyzację i leasing ogranicza też wartość samochodu. Od 1 stycznia 2026 limity to 225 000 zł dla aut elektrycznych i wodorowych, 150 000 zł dla aut spalinowych poniżej 50 g CO₂/km i 100 000 zł przy 50 g/km lub więcej. Czy samochód zarejestrowany w latach 2022–2025 zachowuje stary limit 150 000 zł, jest sporne, więc zapytaj księgową, zamiast zakładać.

W VAT czynny podatnik zwykle odlicza 50% VAT od samochodu używanego zarówno prywatnie, jak i w firmie.

Jakiego dokumentu potrzebujesz?

Koszt jest tak dobry jak jego dowód. Potrzebny dokument zależy od tego, co kupujesz.

Zwykły paragon bez Twojego NIP powszechnie uważa się za niewystarczający, więc podawaj NIP przy kasie. Wyciąg bankowy dowodzi, że dostawca dostał zapłatę, ale nie zastępuje jego faktury. Więcej w tekstach Paragon z NIP czy faktura i Kurs waluty na fakturze.

Uwaga: zakup od innej firmy o wartości ponad 15 000 zł podlega dwóm dodatkowym zasadom.

• Musi być opłacony z rachunku bankowego (płatniczego), niezależnie od liczby rat. Zapłacony gotówką nie jest kosztem.
• Jeśli dostawca jest czynnym podatnikiem VAT, przelew musi trafić na rachunek z białej listy podatników VAT w dniu zlecenia przelewu. Jeśli nie trafia, złóż ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu. Płatność podzielona (split payment) jest zwolniona z tego sprawdzenia.

Ustawa uchwalona przez parlament we wrześniu 2026 zniosłaby warunek białej listy dla kosztów z faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 (strona VAT tej zasady zostaje). Na 24 września 2026 nie była jeszcze podpisana, więc stosuj obecną zasadę.

Każdy dokument kosztowy przechowuj do końca piątego roku po roku, w którym minął termin płatności podatku. Dla kosztów z 2026 roku oznacza to 31 grudnia 2032.

Co dalej

1. Sprawdź swoją formę opodatkowania. Na ryczałcie koszty nie obniżają podatku dochodowego, ale i tak przechowuj dowody.
2. Zanim kupisz sprzęt, sprawdź, czy jego wartość początkowa (netto albo brutto, zależnie od statusu w VAT) przekracza 10 000 zł.
3. Umowy na firmowy telefon i internet zawieraj na firmę, z Twoim NIP.
4. Jeśli pracujesz w domu, uzgodnij z księgową, jak liczyć część firmową, a potem co miesiąc sporządzaj dowód wewnętrzny.
5. Podawaj NIP przy każdej kasie i proś zagranicznych dostawców o fakturę z danymi Twojej firmy.
6. Odkładaj każdy dokument do jego miesiąca, gdy tylko przyjdzie. Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, odczytuje faktury i paragony, odkłada każdy dokument do właściwego miesiąca i łączy go z płatnością z wyciągu PDF z dowolnego banku, więc braki widać, zanim zapyta o nie księgowa. Zobacz też Jak porządkować faktury i paragony.