Zgubiona faktura lub paragon – co zrobić? Jak dostać duplikat faktury

Jeśli zgubisz fakturę od polskiego dostawcy, poproś sprzedawcę o duplikat faktury. Ustawa o VAT mówi, że sprzedawca wystawia ją ponownie na Twoją prośbę, a kopia jest tak samo dobra jak oryginał. Jeśli faktura przyszła przez KSeF, Krajowy System e-Faktur, nie musisz nawet prosić: pobierasz ją ponownie samodzielnie.

Najpierw sprawdź, czy naprawdę zginęła

Większość „zgubionych” faktur nadal gdzieś jest. Zanim do kogokolwiek napiszesz, zajrzyj tam, gdzie ktoś przechowuje kopię za Ciebie.

Od 1 lutego 2026 każda firma musi być w stanie odbierać faktury w KSeF. Od 1 kwietnia 2026 prawie każda polska firma musi też w nim wystawiać faktury, a KSeF przechowuje je przez 10 lat.

Faktura, którą polska firma wystawiła na Twój NIP (numer identyfikacji podatkowej) po 1 kwietnia 2026, jest więc w KSeF, chyba że sprzedawca skorzystał z jednego z wyjątków opisanych niżej. Możesz ją pobrać jako XML albo PDF w dowolnym momencie. Jak się zalogować, pokazujemy w tekście KSeF – co to jest.

Uwaga: do 31 grudnia 2026 sprzedawca, którego faktury dla firm nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie, może nadal wysyłać faktury papierowe albo PDF. Faktury drukowane z kasy fiskalnej też zostają poza KSeF. Żadnej z nich nie znajdziesz w KSeF.

Jak dostać duplikat od polskiego dostawcy

Napisz do sprzedawcy (mail wystarczy i zostawia ślad), podaj numer faktury, datę, kwotę i swój NIP, i poproś o ponowne wystawienie faktury. Co dalej, zależy od rodzaju faktury. Zasady są w art. 106l ustawy o VAT.

Ponownie wystawiona faktura ma własną datę wystawienia i może zawierać wyraz „DUPLIKAT”. Ma ten sam numer, kwoty i strony co oryginał.

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, ustawa o VAT pozwala odliczyć VAT naliczony tylko z otrzymanej faktury. Możesz to zrobić najwcześniej w okresie rozliczeniowym (miesiącu albo kwartale), w którym ją otrzymano (art. 86 ust. 10b). Zdobądź duplikat, zanim księgowa zamknie miesiąc, i pozwól jej zdecydować, do którego miesiąca należy.

Dla cudzoziemców: faktur od Google, Meta, AWS, Adobe i innych zagranicznych dostawców nie ma w KSeF, a najszybsza droga do nich prowadzi przez ich własną stronę rozliczeń. Zaloguj się na swoje konto u dostawcy i pobierz fakturę ponownie albo poproś o nią pomoc techniczną. Dlaczego zostają poza KSeF, wyjaśniamy w tekście Faktury zagraniczne a KSeF.

Czy wyciąg bankowy albo własna notatka mogą ją zastąpić?

Zwykle nie, a zasady są inne w JDG i w spółce.

JDG na skali albo podatku liniowym

Prowadzisz KPiR (podatkową księgę przychodów i rozchodów). Rozporządzenie w sprawie KPiR wymienia, co może być podstawą wpisu:

• faktury, rachunki i dokumenty celne,
• noty korygujące,
• dowody opłat pocztowych i bankowych,
• inne dowody, które zawierają strony, datę, przedmiot zakupu i jego wartość,
• dowody wewnętrzne, ale tylko w wymienionych przypadkach.

Te przypadki to m.in. firmowa część czynszu, prądu, telefonu, wody, gazu i ogrzewania, diety z podróży służbowych, opłaty sądowe i notarialne oraz bilety parkingowe. Zgubionej faktury na tej liście nie ma.

Wyciąg bankowy jest ważnym dowodem opłat bankowych. Przy zakupie dowodzi, że zapłata poszła i do kogo. Zwykle nie mówi jednak, co kupiono, a rozporządzenie wymaga, żeby każdy taki dowód to pokazywał.

Czy urząd skarbowy uzna wyciąg razem z innymi dowodami, np. mailem z zamówieniem, umową albo dostarczoną rzeczą? Nie znaleźliśmy oficjalnych wyjaśnień, które by to rozstrzygały. W postępowaniu podatkowym Ordynacja podatkowa pozwala urzędowi przyjąć jako dowód „wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy” (art. 180), ale to nie gwarancja. Traktuj wyciąg jako zabezpieczenie na czas, gdy zabiegasz o duplikat, a nie jako jego zamiennik.

Ryczałt

Na ryczałcie (podatku od przychodu) koszty nie obniżają podatku. Zgubiona faktura kosztowa ma znaczenie głównie dla VAT, jeśli jesteś podatnikiem VAT. Dokumenty zakupu i tak warto przechowywać.

Spółka z o.o.

Ustawa o rachunkowości pozwala kierownikowi jednostki dopuścić dowód zastępczy, sporządzony przez osobę, która dokonała zakupu, gdy z uzasadnionych przyczyn nie da się uzyskać dokumentu od sprzedawcy (art. 20 ust. 4). Nie można go jednak użyć przy zakupach opodatkowanych VAT, czyli przy większości zakupów od polskich dostawców. Dla nich potrzebujesz duplikatu.

Paragony: paliwo, sprzęt i drobne zakupy

Paragony działają inaczej, a zgubiony trudniej zastąpić. Pełne zasady opisujemy w tekście Paragon z NIP czy faktura. Tu tylko to, co ważne, gdy paragon zaginie.

Od 1 stycznia 2027 paragon z Twoim NIP przestaje być fakturą: sklep, który sprzedaje Twojej firmie, wystawi zamiast tego fakturę w KSeF, a tę zawsze pobierzesz ponownie.

Wskazówka: przy wszystkim, co kosztuje więcej niż kawa, poproś przy kasie o fakturę na swój NIP, zanim paragon zostanie wydrukowany. Fakturę można wystawić ponownie, zwykłego paragonu nie.

Jeśli dostawca nie chce pomóc

• Poproś jeszcze raz na piśmie i powołaj się na art. 106l ustawy o VAT, który mówi, że sprzedawca wystawia ponownie zgubioną albo zniszczoną fakturę na prośbę nabywcy.
• Poszukaj innych kopii: w KSeF, w mailu z zamówieniem, w portalu dostawcy, w dokumentach księgowej.
• Jeśli firma została zamknięta albo nie odpowiada, powiedz o tym księgowej, zanim zamknie miesiąc. Nie odliczaj VAT bez faktury.
• Nigdy nie rób własnej „kopii”, która wygląda jak faktura sprzedawcy. Fakturę może wystawić tylko sprzedawca.
• Jeśli nie wiesz, jak zaksięgować koszt, zapytaj Krajową Informację Skarbową (KIS): 801 055 055 z telefonu stacjonarnego, 22 330 03 30 z komórki albo +48 22 330 03 30 z zagranicy, od poniedziałku do piątku, w godz. 8:00–18:00.

Gdy klient zgubi Twoją fakturę

Ten sam przepis działa w drugą stronę. Jeśli polski klient poprosi o kopię papierowej albo PDF-owej faktury, którą mu wystawiono, wystawiasz ją ponownie z nową datą wystawienia i możesz oznaczyć ją jako „DUPLIKAT”. Jeśli faktura jest w KSeF, klient pobiera ją z KSeF. Zagraniczny klient ani osoba prywatna nie zalogują się do KSeF, więc wysyłasz im fakturę ponownie z kodem QR.

Jak uniknąć tego w przyszłości

1. Odkładaj każdy dokument w dniu, w którym przyjdzie, do folderu danego miesiąca, pod nazwą, którą później zrozumiesz. W tekście Jak porządkować faktury i paragony opisujemy system, który zajmuje ok. dziesięciu minut tygodniowo.
2. Co miesiąc pobieraj faktury z KSeF, żeby folder miesiąca był kompletny w jednym miejscu, dla Ciebie i dla księgowej.
3. Na koniec miesiąca przypisz każdą firmową płatność z wyciągu do dokumentu. Płatność bez dokumentu to zgubiona faktura, którą jeszcze odzyskasz, póki sprzedawca Cię pamięta. Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, czyta wyciągi PDF z dowolnego banku, łączy każdą płatność z fakturą i pokazuje, czego brakuje.
4. Podawaj NIP przy kasie, za każdym razem.
5. Przechowuj wszystko wystarczająco długo. Dokumenty z 2026 roku trzymasz do 31 grudnia 2032, jak wyjaśniamy w tekście Ile lat przechowywać faktury.