Jak samemu prowadzić księgowość JDG na ryczałcie: co trzeba zrobić co miesiąc

Tak, na ryczałcie możesz samodzielnie prowadzić księgowość i to najprostsza forma opodatkowania do samodzielnego rozliczania. Co miesiąc wpisujesz sprzedaż, liczysz podatek, wysyłasz jedną deklarację do ZUS (Zakładu Ubezpieczeń Społecznych) i robisz dwa przelewy, wszystko do 20. dnia. Raz w roku składasz zeznanie PIT-28 i rozliczasz składkę zdrowotną.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych opodatkowuje to, co fakturujesz, a nie zysk. Nie prowadzisz więc księgi kosztów, a papierów jest mniej niż na skali czy podatku liniowym 19%. Ten poradnik jest dla JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej) na ryczałcie. Jeśli dopiero decydujesz, czy radzić sobie samodzielnie, najpierw przeczytaj, czy potrzebujesz księgowej.

Co musisz prowadzić

Na ryczałcie prowadzisz trzy rzeczy:

• Ewidencję przychodów: jeden wiersz na każdą sprzedaż.
• Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: sprzęt i prawa, których używasz w firmie.
• Dowody zakupu. Koszty nie obniżają podatku, ale i tak musisz je przechowywać.

Każdy wiersz ewidencji zawiera:

Każda stawka ma osobną kolumnę. Jeśli zarabiasz według dwóch stawek, na przykład 12% za programowanie i 8,5% za szkolenia, rozdzielaj je. Jeśli ewidencja ich nie rozdziela, do całości stosuje się najwyższą stawkę. Artykuł o stawkach ryczałtu pokazuje, jaka praca podlega której stawce.

Wpisów dokonujesz na podstawie faktur do 20. dnia następnego miesiąca. Sprzedaż bez faktury wpisujesz na podstawie dowodu wewnętrznego, który sporządzasz na koniec każdego dnia. Ewidencję i dokumenty przechowujesz w miejscu prowadzenia działalności.

Uwaga: papierowe ewidencje odchodzą. Jeśli składasz miesięczne pliki VAT (JPK_V7M), od 1 stycznia 2026 musisz prowadzić ewidencję w programie komputerowym. Wszyscy pozostali, także freelancerzy zwolnieni z VAT, od 1 stycznia 2027.

Twój miesiąc krok po kroku

Oto rutyna za miesiąc, który właśnie się skończył.

1. Zbierz dokumenty: faktury sprzedaży (z KSeF albo z programu do fakturowania), faktury kosztowe, paragony i wyciąg z każdego konta, którego używasz w firmie. Szczegółowo opisuje to lista kontrolna na koniec miesiąca.
2. Wpisz każdą sprzedaż do ewidencji do 20. dnia, we właściwej kolumnie stawki. Sprzedaż w walucie obcej przelicz na złote po średnim kursie NBP (Narodowego Banku Polskiego) z ostatniego dnia roboczego przed datą przychodu.
3. Policz ryczałt. Weź przychód z miesiąca. Odejmij zapłacone składki społeczne (jeśli nie odliczyłeś ich gdzie indziej) i 50% zapłaconej składki zdrowotnej. Wynik pomnóż przez swoją stawkę.
4. Wyślij ZUS DRA, miesięczną deklarację rozliczeniową, w eZUS (portalu ZUS). Składki zapłać jednym przelewem na swój rachunek składkowy w ZUS.
5. Zapłać ryczałt na swój mikrorachunek podatkowy. Skorzystaj z e-Urzędu Skarbowego albo z szablonu przelewu podatkowego w swoim banku.

Obie płatności mijają 20. dnia następnego miesiąca. Gdy 20. wypada w sobotę, niedzielę lub święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Przykład: w pierwszych miesiącach masz ulgę na start, więc płacisz tylko składkę zdrowotną: 498,35 zł miesięcznie w 2026, dopóki przychód w roku nie przekroczy 60 000 zł. Fakturujesz 10 000 zł za programowanie według stawki 12%. Odejmij połowę składki zdrowotnej (ok. 249 zł), a ryczałt wyniesie ok. 1 170 zł.

Twoja składka zdrowotna

Na ryczałcie składka zdrowotna to stała kwota. Zależy od przychodu od 1 stycznia, pomniejszonego o składki społeczne, których nie odliczyłeś gdzie indziej. Na 2026:

Na wyższy próg przechodzisz w miesiącu, w którym przekroczysz limit. Szczegóły w poradniku o składce zdrowotnej.

Terminy płatności do końca 2026

Ryczałt płacony kwartalnie

Ryczałt możesz płacić kwartalnie, jeśli Twój przychód w 2025 nie przekroczył 851 720 zł (200 000 euro) albo jeśli zacząłeś działalność w 2026 i nie prowadziłeś jej w 2025. Podatek płacisz wtedy do 20. dnia po każdym kwartale (za czwarty kwartał do 20 stycznia). Nie składasz wniosku z góry: wybór wskazujesz w PIT-28. ZUS i DRA zostają miesięczne.

Dodatkowa praca, jeśli płacisz VAT

Wielu freelancerów na ryczałcie korzysta ze zwolnienia z VAT. W 2026 jest to możliwe przy sprzedaży do 240 000 zł rocznie, jeśli Twoja działalność może korzystać ze zwolnienia.

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i rozliczasz się miesięcznie, co miesiąc dochodzą:

• Ewidencja VAT każdej sprzedaży i każdej faktury kosztowej, z numerem KSeF każdej faktury (albo oznaczeniem stosowanym, gdy faktura go nie ma).
• Wysyłka JPK_V7M, miesięcznego pliku z ewidencją i deklaracją VAT, do 25. dnia następnego miesiąca. Gdy 25. wypada w weekend lub święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.
• Zapłata VAT na ten sam mikrorachunek podatkowy do 25. dnia.
• Ewidencja w programie komputerowym już w 2026 i wysyłka jej jako pliku JPK_EWP za 2026 do 30 kwietnia 2027.

Mały podatnik może zamiast tego składać deklarację i płacić VAT kwartalnie (JPK_V7K), ale nie w pierwszych 12 miesiącach jako czynny podatnik VAT. Osoby rozliczające VAT kwartalnie prowadzą ewidencję w programie od 1 stycznia 2027, tak jak freelancerzy zwolnieni z VAT.

Zwolnienie z VAT nie zawsze oznacza brak pracy przy VAT. Jeśli kupujesz usługi od firmy zagranicznej, na przykład Google Ads, Adobe albo AWS, zwykle musisz zarejestrować się do VAT-UE i składać VAT-9M do 25. dnia za każdy miesiąc z takim zakupem. Zobacz artykuł o VAT od usług Google, Adobe i AWS.

Raz w roku: PIT-28 i rozliczenie składki zdrowotnej

Po grudniu rok zamykają maksymalnie trzy zadania:

PIT-28 wykazuje roczny przychód według stawek i Twoje odliczenia. Możesz go złożyć w Twoim e-PIT, bezpłatnym rządowym serwisie do zeznań podatkowych, który obsługuje też przychody z działalności.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej robisz w ZUS, a nie w PIT. Cały rok liczy się według progu odpowiadającego rocznemu przychodowi. Jeśli w trakcie roku przekroczyłeś próg, dopłacasz różnicę za wcześniejsze miesiące razem ze składkami za kwiecień. Jeśli zapłaciłeś za dużo, ZUS przygotuje w eZUS wniosek o zwrot, który sprawdzasz i wysyłasz.

Jeśli jesteś zwolniony z VAT albo rozliczasz VAT kwartalnie, Twój pierwszy JPK_EWP będzie za 2027. Termin to termin zeznania rocznego w 2028, który przesuwa się na 2 maja 2028, bo 30 kwietnia to niedziela, a 1 maja święto.

Darmowe narzędzia i luka, którą zostawiają

Żadne pojedyncze darmowe narzędzie nie załatwia wszystkiego:

Luką jest sama ewidencja. Instrukcja Ministerstwa Finansów wprost mówi, że e-mikrofirma nie jest programem księgowym, a formularz JPK_PD tworzy tylko plik na koniec roku. Czy arkusz kalkulacyjny spełnia wymóg „programów komputerowych”, nie jest przesądzone. W praktyce wiele osób prowadzących księgowość samodzielnie korzysta z płatnej aplikacji samoobsługowej, która we wrześniu 2026 kosztuje ok. 40–60 zł netto miesięcznie dla JDG.

Żaden program nie zbierze za Ciebie dokumentów. Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, odczytuje faktury i paragony, odkłada je do folderów roku i miesiąca i łączy z płatnościami z wyciągów PDF z dowolnego banku, dzięki czemu widzisz braki przed 20.

Co zrobić teraz

1. Sprawdź stawkę dla każdego rodzaju pracy i załóż w ewidencji osobną kolumnę na każdą stawkę.
2. Zdecyduj, gdzie będziesz prowadzić ewidencję. Jeśli składasz JPK_V7M, już teraz musi to być program; wszyscy pozostali potrzebują programu od 1 stycznia 2027.
3. Wpisz do kalendarza 20. dzień (i 25., jeśli płacisz VAT), z późniejszymi datami, gdy wypadają w weekend lub święto. Komplet pokazuje te terminy z uwzględnieniem polskich świąt.
4. Trzymaj dokumenty każdego miesiąca w jednym miejscu od razu, gdy przychodzą, i na koniec miesiąca porównuj je z wyciągiem.
5. W lutym zbierz roczne sumy do PIT-28 i pamiętaj o rozliczeniu składki zdrowotnej w kwietniowej DRA, składanej w maju.