Faktura z Google Ads, Adobe czy AWS to import usług? VAT-UE, gdy jesteś zwolniony z VAT

Zwykle tak. Jeśli prowadzisz polską firmę i płacisz zagranicznej spółce za reklamy albo oprogramowanie, na przykład Google Ads czy Adobe, taki zakup to import usług, a VAT od niego jesteś winien Ty, nie sprzedawca. Dotyczy to także firm zwolnionych z VAT, więc przed pierwszym zakupem rejestrujesz się jako podatnik VAT-UE i rozliczasz VAT za każdy miesiąc, w którym coś kupisz. Wyjątkiem jest AWS: fakturuje polskich klientów z polskim VAT.

Dlaczego faktura z Google czy Adobe to „import usług”?

Gdy jedna firma sprzedaje usługę drugiej, usługę opodatkowuje się co do zasady tam, gdzie siedzibę ma nabywca (art. 28b ustawy o VAT). Ty jesteś w Polsce, więc miejscem świadczenia jest Polska. Gdy sprzedawca nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, polski VAT jest winien nabywca, czyli Ty (art. 17 ust. 1 pkt 4). Często mówi się na to „odwrotne obciążenie” (ang. reverse charge).

Dlatego na takich fakturach nie ma VAT, a często jest dopisek „reverse charge”. VAT nie zniknął. Przeszedł na Ciebie.

Typowe przykłady:

• reklamy: Google Ads, reklamy Meta (Facebook i Instagram)
• subskrypcje programów: Adobe, Figma, GitHub
• opłaty za platformy, na przykład Upwork

Sprzedawca może być w innym kraju UE albo poza Unią; zasada jest ta sama. Liczy się to, że sprzedawcą na fakturze jest zagraniczna spółka, której polski oddział nie bierze udziału w sprzedaży, i że kupujesz jako firma.

Uwaga: AWS działa inaczej. Amazon Web Services EMEA SARL fakturuje konta z Polski przez swój polski oddział, który dolicza polski VAT jak lokalny sprzedawca. Taka faktura to zwykły zakup w Polsce: bez odwrotnego obciążenia i bez niczego do dodatkowego rozliczenia. Zawsze patrz na sprzedawcę i wiersz z VAT na fakturze, a nie na markę.

Czy freelancer zwolniony z VAT musi zarejestrować się do VAT-UE?

Tak. VAT-UE to osobna rejestracja dla firm, które kupują albo sprzedają usługi za granicą. Firma, która nie jest czynnym podatnikiem VAT, i tak musi być zarejestrowana jako podatnik VAT UE przed zakupem usług, który jest importem usług (art. 97 ust. 3 ustawy o VAT). „Przed” znaczy przed pierwszym zakupem, a nie dopiero po tym, jak przyjdzie pierwsza faktura.

Rejestracja jest prosta:

Nie musisz zostawać czynnym podatnikiem VAT. VAT-UE nie kończy zwolnienia: w 2026 nadal masz limit 240 000 zł i nadal nie doliczasz VAT polskim klientom. Jak działa ten limit, przeczytasz w artykule zwolnienie z VAT: limit w 2026.

Dla obcokrajowców: obywatelstwo nie ma znaczenia, liczy się to, że Twoja firma jest polska. JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) prowadzona przez Belga, Ukrainkę czy Amerykanina podlega dokładnie tej samej zasadzie.

Dlaczego Twój NIP potrzebuje prefiksu PL

Po rejestracji przy takich zakupach podajesz NIP z prefiksem PL, na przykład PL1234567890 (art. 97 ust. 10). Wpisz go w ustawieniach płatności każdego konta, w polu „VAT ID” albo „tax number”.

Dostawca sprawdza numer w VIES, unijnej bazie numerów VAT. Gdy numer jest ważny, wystawia fakturę bez VAT, a VAT rozliczasz sam. Gdy go nie ma, część platform traktuje Cię jak konsumenta i sama dolicza VAT do faktury. To nie zmienia tego, kto zgodnie z prawem jest winien VAT: nabywca-firma nadal jest podatnikiem. Platformy postępują różnie, więc jeśli na fakturze już jest VAT, zapytaj księgową, jak ją rozliczyć.

Wskazówka: gdy tylko urząd potwierdzi rejestrację do VAT-UE, tego samego dnia dopisz numer z PL do każdego konta u dostawców, żeby następna faktura była już poprawna.

Co składasz co miesiąc?

To zależy od Twojego statusu w VAT.

VAT-9M to krótka deklaracja dla firm, które są winne VAT, choć nie są czynnymi podatnikami (art. 99 ust. 9 ustawy o VAT). Aktualna wersja to VAT-9M(11), a wypełnisz ją online na stronie formularzy Ministerstwa Finansów. VAT wpłacasz w tym samym terminie na swój mikrorachunek podatkowy. Jeśli 25. dzień wypada w sobotę, niedzielę albo święto, termin przesuwa się na następny dzień roboczy (art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej).

Do którego miesiąca należy zakup

VAT powstaje, gdy usługa zostaje wykonana (art. 19a). Przy subskrypcji albo reklamach rozliczanych okresowo jest to koniec każdego okresu rozliczeniowego (art. 19a ust. 3). Jeśli płacisz przed wykonaniem usługi, na przykład doładowanie z góry, obowiązek podatkowy może powstać w dniu zapłaty (art. 19a ust. 8). Gdy okres rozliczeniowy nie pokrywa się z miesiącem kalendarzowym, sprawdź to z księgową.

Jaki kurs waluty przyjąć

Większość takich faktur jest w euro albo dolarach. Kwotę netto przeliczasz na złote po średnim kursie NBP (Narodowego Banku Polskiego) z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego albo, jeśli wolisz, po kursie Europejskiego Banku Centralnego (EBC) (art. 31a). Więcej w artykule kurs waluty na fakturze.

Przykład: JDG zwolniona z VAT płaci Adobe za okres od 1 do 30 września 2026: 100 EUR netto. Obowiązek podatkowy powstaje 30 września, więc stosujesz kurs NBP z 29 września. Przy przykładowym kursie 4,3900 zł za euro (kurs NBP z 24 września 2026) kwota netto to 439,00 zł, a VAT 23% to 100,97 zł. W deklaracji obie kwoty zaokrąglasz do pełnych złotych (art. 63 Ordynacji podatkowej): 439 zł i 101 zł, wykazane w VAT-9M i wpłacone do 26 października 2026.

Czy zapłacony VAT jest kosztem?

Może być, zależnie od formy opodatkowania. Jeśli jesteś zwolniony z VAT i płacisz podatek według skali albo liniowy 19%, VAT zapłacony od importu usług jest kosztem uzyskania przychodu, bo nie możesz go odliczyć jako VAT (art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT). Na ryczałcie (ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych) nie odliczasz kosztów, więc 23% to po prostu dodatkowy wydatek.

To jeden z powodów, dla których część freelancerów z wieloma zagranicznymi subskrypcjami zostaje czynnymi podatnikami VAT: dla nich ten sam VAT jest zwykle neutralny. Cena jest taka, że wtedy doliczasz VAT polskim klientom i co miesiąc składasz JPK_V7M.

Co, jeśli płacisz od miesięcy bez rejestracji?

To częste w pierwszych miesiącach nowej firmy i da się to naprawić. Zrobienie tego samemu, zanim urząd zapyta, jest dużo lepsze niż czekanie.

1. Zarejestruj się do VAT-UE teraz na VAT-R. Rejestracja działa od dnia złożenia, nie wstecz.
2. Dopisz numer z PL do każdego konta u zagranicznego dostawcy.
3. Złóż VAT-9M za każdy zaległy miesiąc z zakupem, z VAT przeliczonym po kursie dla każdego obowiązku podatkowego.
4. Zapłać VAT z odsetkami za zwłokę. Odsetki liczy się od dnia po każdym pierwotnym terminie (art. 53 Ordynacji podatkowej); obliczasz je sam.
5. Rozważ czynny żal, czyli dobrowolne zawiadomienie urzędu. Spóźniona deklaracja albo brak rejestracji mogą być uznane za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe. Nie poniesiesz kary, jeśli zawiadomisz urząd, zanim ten będzie miał udokumentowane dowody albo rozpocznie kontrolę, i zapłacisz należność w terminie, który wyznaczy (art. 16 Kodeksu karnego skarbowego). Możesz go wysłać przez e-Urząd Skarbowy.

Jeśli miesięcy jest dużo albo kwoty są wysokie, niech obliczenia i pismo przygotuje księgowa.

Zachowuj każdą zagraniczną fakturę, także te, z którymi nic nie zrobiłeś. Przychodzą e-mailem albo leżą w panelu płatności u każdego dostawcy, a nie w KSeF (Krajowym Systemie e-Faktur), i dlatego tak łatwo je przeoczyć. Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, odczytuje te pliki PDF, odkłada każdy do właściwego miesiąca i pokazuje przybliżoną kwotę w złotych obok kwoty w euro czy dolarach.

Uwaga: zawieszenie działalności tego nie wstrzymuje. Zagraniczna subskrypcja, która dalej nalicza opłaty w czasie zawieszenia JDG, nadal jest importem usług i nadal trzeba ją rozliczyć.

Kiedy możesz wyrejestrować się z VAT-UE

Jeśli przestajesz kupować usługi z zagranicy i nie sprzedajesz też usług firmom z UE, zaktualizuj VAT-R w ciągu 15 dni, żeby wyrejestrować się z VAT-UE (art. 97 ust. 13). Jeśli sprzedajesz usługi firmom z innych krajów UE, VAT-UE jest Ci potrzebny również do tego i składasz wtedy także informację podsumowującą VAT-UE; zobacz faktura dla klienta z zagranicy.

Co zrobić teraz

1. Spisz wszystkich zagranicznych dostawców, którym płacisz: reklamy, programy, chmura, platformy. Zanotuj, które faktury nie mają VAT i kto jest na nich sprzedawcą.
2. Jeśli jesteś zwolniony z VAT i nie masz jeszcze rejestracji do VAT-UE, złóż VAT-R z zaznaczoną częścią C.3 przed następnym zakupem.
3. Dopisz PL + swój NIP do każdego konta u dostawców.
4. Za każdy miesiąc z zakupem złóż VAT-9M i zapłać do 25. dnia następnego miesiąca.
5. Jeśli masz zaległe miesiące, złóż je teraz, zapłać z odsetkami i rozważ czynny żal.
6. Zbieraj faktury co miesiąc i przekazuj je razem z resztą; lista kontrolna jest w poradniku jakie dokumenty dać księgowej.