Jakie dokumenty dla księgowej co miesiąc i do kiedy je wysłać?

Wyślij księgowej wszystkie dokumenty z miesiąca: faktury, które wystawiłeś, faktury i paragony za zakupy (także zagraniczne) oraz wyciąg z każdego konta, z którego korzysta firma. Dodaj krótką notatkę o wszystkim, co nietypowe. Większość umów wymaga tego do 5.–10. dnia następnego miesiąca. Księgowa ma wtedy czas przed terminami ustawowymi: 15. dnia na składki ZUS spółki, 20. na podatek dochodowy i ZUS jednoosobowej firmy, 25. na VAT.

Co wysyłać co miesiąc

Niezależnie od tego, czy prowadzisz JDG (jednoosobową działalność gospodarczą), czy spółkę z o.o., podstawa jest ta sama.

Do tego krótka notatka o tym, co zmieniło się w miesiącu:

• Samochód, który odliczasz w pełni: ewidencja przebiegu pojazdu.
• Ludzie: nowe umowy, godziny, zwolnienia lekarskie, kto doszedł, kto odszedł.
• ZUS: koniec preferencyjnych składek, zwolnienie lekarskie, nowy etat gdzie indziej.
• Sama firma: nowy adres, konto bankowe, kody PKD, status VAT, zawieszenie, pierwszy zagraniczny klient lub dostawca.
• Niejasne pozycje na wyciągu: po jednym zdaniu (“zwrot z Allegro”, “prywatne, pomyłka kartą”).

Do kiedy faktury do księgowej

Żaden przepis nie mówi, kiedy dokumenty mają trafić do biura. Mówi to Twoja umowa. Zwykle jest to dzień między 5. a 10. następnego miesiąca. Księgowa ma wtedy około dziesięciu dni, żeby wszystko zaksięgować przed terminami ustawowymi.

Dokumenty JDG trafiają do KPiR (podatkowej księgi przychodów i rozchodów) albo do ewidencji przychodów, jeśli płacisz ryczałt (podatek od przychodu).

Faktura sprzedażowa, która przyjdzie po 20., jest już spóźniona dla księgi, nawet jeśli rozliczasz VAT kwartalnie.

Gdy 20. lub 25. wypada w sobotę, niedzielę albo święto, termin przesuwa się na następny dzień roboczy. Do końca 2026 roku wygląda to tak:

Pełny kalendarz znajdziesz w poradniku o terminach podatkowych i ZUS na 2026 rok.

Co księgowa widzi już w KSeF

KSeF sporo zmienił na tej liście. Od 1 lutego 2026 każda firma odbiera przez niego faktury, a od 1 kwietnia 2026 prawie każda firma musi w nim wystawiać faktury dla innych firm.

Nadaj księgowej uprawnienie w KSeF, a zobaczy polskie faktury wystawione na Twój NIP i te, które sam wystawiłeś, bez przesyłania czegokolwiek. Możesz wskazać całe biuro jego NIP-em albo jedną osobę i wybrać zakres, na przykład przeglądanie faktur. Jak to zrobić, wyjaśnia nasz poradnik o KSeF.

Trzy rzeczy, o których warto wiedzieć:

• KSeF nie wysyła powiadomień. Ktoś musi tam zajrzeć. Zapytaj księgową, czy sama pobiera Twoje faktury i czy to kosztuje dodatkowo. Jedno duże biuro online bierze za to od JDG 50 zł netto (od spółki 150 zł).
• Na fakturze musi być Twój NIP. Od 1 lutego 2026 firma, która kupuje, musi podać sprzedawcy swój NIP. Faktura bez niego nie trafi na Twoje konto w KSeF.
• KSeF wie, że faktura istnieje, ale nie wie, za co była. Nie odróżni zakupu firmowego od prywatnego i nie pokaże, czy zapłaciłeś.

Czego w KSeF nie ma, więc nadal to wysyłasz:

• Faktur od zagranicznych dostawców. FAQ Ministerstwa Finansów mówi wprost: KSeF nie służy do raportowania zakupów z zagranicy. Zobacz faktury, których KSeF nie zbierze.
• Paragonów. Do 31 grudnia 2026 dotyczy to także paragonów z NIP do 450 zł i faktur drukowanych przez sklep z kasy fiskalnej.
• Faktur od małych sprzedawców. Sprzedawcy, których faktury dla firm nie przekraczają 10 000 zł miesięcznie z VAT, mogą je wystawiać poza KSeF do 31 grudnia 2026.
• Faktur, które wystawiasz konsumentom, bo te nie muszą przechodzić przez KSeF.
• Wyciągów bankowych i Twoich notatek.

Od 1 stycznia 2027 ulga 10 000 zł się kończy, a paragon z NIP przestaje być fakturą. Więcej polskich kosztów przyjdzie wtedy przez KSeF. Faktury zagraniczne i wyciągi nadal nie.

Jak je wysyłać

Wybierz jeden kanał, ustal go z biurem na piśmie i używaj go co miesiąc.

Cokolwiek wybierzesz, nadawaj plikom czytelne nazwy, na przykład 2026-09-12 Adobe 24.60 EUR.pdf, i wysyłaj cały miesiąc naraz, a nie po kawałku. Jeśli biuro pracuje na zdjęciach paragonów, papierowy oryginał i tak zostaw w folderze tego miesiąca.

Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, ma przycisk “Przygotuj dla księgowej”, który tworzy jeden folder i plik ZIP z całym miesiącem: każdy dokument, wyciągi oraz Summary.pdf i Summary.csv, które księgowa łatwo przeczyta. Jak to działa, pokazuje poradnik o paczce dokumentów dla księgowej.

Przed pierwszym miesiącem księgowa może też potrzebować upoważnień:

• KSeF: uprawnienie nadane w Aplikacji Podatnika KSeF.
• UPL-1: pozwala jej podpisywać i wysyłać Twoje deklaracje elektronicznie. Jest bezpłatne, składasz je w e-Urzędzie Skarbowym albo na papierze, a odwołujesz formularzem OPL-1.
• ZUS PEL: pełnomocnictwo w ZUS, jeśli to ona wysyła Twoją ZUS DRA.

Co powoduje dopłaty i spóźnione deklaracje

Biura doliczają opłaty za spóźnione lub brakujące dokumenty. Dobrze to widać w cenniku ifirmy, dużego biura rachunkowego online (netto, JDG, stan z września 2026):

Dla spółki opłaty za spóźnienie w tym samym biurze wynoszą 160, 330 i 600 zł. Cennik Twojego biura będzie inny, więc go przeczytaj.

Dokumenty, za którymi najczęściej trzeba chodzić:

• Niewysłane faktury zagraniczne. Same nie przyjdą. Jeśli jesteś zwolniony z VAT, usługi kupione z zagranicy mogą też oznaczać deklarację VAT-9M i polski VAT do zapłaty do 25.: zobacz, dlaczego Google, Adobe czy AWS mogą wymagać rejestracji do VAT-UE.
• Płatności bez dokumentu, zwłaszcza płatności kartą za granicą.
• Wydatki prywatne i firmowe na jednym koncie, bez niczego, co by je rozróżniało.
• Paragony bez Twojego NIP. Sklep nie może później wystawić faktury dla firmy do sprzedaży na paragonie, na którym nie było Twojego NIP.

Uwaga: zatrudnienie księgowej nie przenosi odpowiedzialności. Według Ordynacji podatkowej podatnik odpowiada za swoje podatki całym majątkiem. Jeśli deklaracja jest błędna, bo zabrakło dokumentu, urząd skarbowy przyjdzie do Ciebie.

Jedno sprawdzenie przed wysyłką wyłapuje większość braków: każda firmowa pozycja na wyciągu powinna mieć dokument, a każdy dokument swoją płatność. Krok po kroku opisuje to poradnik o uzgadnianiu płatności z fakturami.

Co zrobić teraz

1. Zapytaj księgową o dokładny dzień i kanał z Twojej umowy i wpisz je do kalendarza.
2. Nadaj jej uprawnienie w KSeF i zapytaj, czy sama pobiera Twoje faktury, czy oczekuje ich od Ciebie.
3. Spisz wszystkich zagranicznych dostawców, którym płacisz, i miejsce, skąd pobierasz faktury każdego z nich.
4. Pierwszego dnia każdego miesiąca pobierz wyciągi ze wszystkich kont firmowych.
5. Odhacz każdą pozycję z wyciągu przy dokumencie, dopisz notatkę przy nietypowych i wyślij cały miesiąc naraz.