Zamknięcie działalności gospodarczej krok po kroku: likwidacja JDG i co trzeba zapłacić potem

Aby zamknąć JDG (jednoosobową działalność gospodarczą), składasz bezpłatny wniosek o wykreślenie z CEIDG, publicznego rejestru jednoosobowych firm, i wskazujesz dzień zakończenia działalności. CEIDG przekazuje tę informację do ZUS (Zakładu Ubezpieczeń Społecznych), urzędu skarbowego i GUS (Głównego Urzędu Statystycznego).

Na wniosku się jednak nie kończy. Musisz jeszcze wyrejestrować się z ubezpieczeń w ZUS, rozliczyć VAT od tego, co zostaje w firmie, zapłacić ostatnie składki i podatki, złożyć roczne zeznania następnej wiosny i przez lata przechowywać dokumenty.

Zamknąć czy zawiesić?

Wykreślenie z CEIDG kończy działalność. Zawieszenie działalności tylko ją wstrzymuje. Jeśli jest choć cień szansy, że w ciągu kilku lat znów będziesz pracować na swoim, najpierw porównaj obie drogi.

JDG bez pracowników można zawiesić bezterminowo, więc długa przerwa nie zmusza Cię do zamknięcia. Zobacz, jak zawiesić JDG i jak ją wznowić. Zamykaj, gdy masz pewność, że kończysz, albo gdy na dobre przechodzisz do spółki lub na etat.

Dla cudzoziemców: wyjazd z Polski nie zamyka JDG. Dopóki nie zamkniesz jej lub nie zawiesisz w CEIDG, obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego trwają dalej. Po zamknięciu roczne zeznanie PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych) i opisane niżej zasady przechowywania dokumentów nadal Cię obowiązują, nawet jeśli mieszkasz za granicą.

Jak zamknąć JDG krok po kroku

1. Wybierz ostatni dzień działalności. Przed nim wystaw ostatnie faktury i odbierz, ile się da, należności. Data może być w przeszłości, jeśli naprawdę przestałeś pracować wcześniej.
2. Sporządź spisy na dzień zamknięcia (opisujemy je w następnej części).
3. Złóż wniosek o wykreślenie w CEIDG na biznes.gov.pl („Zamknij firmę”). Jest bezpłatny, a wpis znika najpóźniej następnego dnia roboczego. Do 31 października 2028 możesz też złożyć go w urzędzie gminy albo pocztą. Do zamknięcia nie musisz aktualizować kodów PKD (kodów działalności).
4. Wyrejestruj się z ubezpieczeń w ZUS w ciągu 7 dni od faktycznego zakończenia działalności. Dla siebie i osób współpracujących użyj ZUS ZWUA, dla członków rodziny ZUS ZCNA. Jeśli dołączysz te formularze do wniosku w CEIDG, wszystko załatwisz za jednym razem. Pracowników wyrejestrowujesz w ciągu 7 dni od końca ich umów. ZUS sam usunie Cię jako płatnika, ale nie jako osobę ubezpieczoną. Dopóki nie złożysz formularza, składki wciąż się naliczają.
5. Czynni podatnicy VAT: złóż VAT-Z w ciągu 7 dni od zakończenia czynności opodatkowanych. Urząd skarbowy wykreśli Cię wtedy z rejestru VAT.
6. Wyrejestruj kasę fiskalną, jeśli ją miałeś. Osoby na karcie podatkowej składają PIT-16Z w ciągu 7 dni.
7. Zapłać ostatnie składki i podatki (niżej).

Przepisy nic nie mówią o firmowym koncie bankowym. Warto trzymać je otwarte, dopóki nie wpłynie ostatnia płatność od klienta i nie wyjdą ostatnie przelewy do ZUS i urzędu skarbowego.

Spisy na koniec: towary, majątek oraz Twój laptop albo samochód

Spisy mogą być maksymalnie trzy. Samych spisów nie wysyłasz do urzędu skarbowego. Przy spisie do VAT wykazujesz tylko jego wartość i VAT w ostatniej deklaracji VAT.

KPiR to podatkowa księga przychodów i rozchodów. Osoby na ryczałcie pomijają remanent, ale wykaz składników majątku robią. Przechowuj go przez 5 lat.

VAT od tego, co zostaje. Przy zamknięciu towary, które masz, a przy których zakupie przysługiwało Ci odliczenie VAT, są opodatkowane tak, jakbyś je sprzedał. Dotyczy to też sprzętu: laptopa, telefonu, samochodu.

• Każdą rzecz wyceniasz według wartości na dzień zamknięcia.
• VAT powstaje tego dnia.
• Wykazujesz go najpóźniej w JPK_V7M lub JPK_V7K (miesięcznym lub kwartalnym pliku VAT) za okres obejmujący dzień zamknięcia.
• biznes.gov.pl daje 14 dni na wycenę i przyjmuje dowolną formę spisu. Jeśli nic nie zostało, sporządź spis z wartością 0 zł.

Przykład: biznes.gov.pl podaje przykład komputera kupionego za 7 000 zł netto i wpisanego do środków trwałych. Na dzień zamknięcia jest wart 5 000 zł netto, więc trafia do spisu za 5 000 zł z 23% VAT: 1 150 zł do zapłaty.

Jeśli przy danej rzeczy nie miałeś prawa do odliczenia VAT (na przykład samochód kupiony od osoby prywatnej albo cokolwiek kupionego, gdy byłeś zwolniony z VAT), nie wpisujesz jej do spisu VAT. Firmy zwolnione z VAT (poniżej limitu 240 000 zł w 2026) w ogóle nie robią spisu do VAT. Jeśli nie wiesz, jak coś wycenić, na przykład samochód, przy którym odliczyłeś tylko część VAT, zapytaj KIS (Krajową Informację Skarbową, infolinię skarbówki), zanim złożysz deklarację.

Po rozliczeniu VAT ze spisu sprzedaż tych rzeczy w ciągu 12 miesięcy od zamknięcia jest zwolniona z VAT.

Podatek dochodowy przy późniejszej sprzedaży. Sprzedaż składnika, który był w firmie w dniu zamknięcia, nadal jest przychodem z działalności, jeśli nastąpi w ciągu 6 lat. Te 6 lat liczy się od pierwszego dnia miesiąca po zamknięciu. Później sprzedaż jest wolna od tego podatku. Samochód sprzedany dwa lata po zamknięciu opodatkujesz więc tak, jakby firma nadal istniała.

Co jeszcze płacisz i składasz po zamknięciu

Zamknięcie kończy obowiązki na przyszłość, ale nie za miesiące, w których działałeś. Oto, co zostaje przy firmie zamkniętej w 2026:

Gdy 20. albo 25. dzień wypada w weekend lub święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

W miesiącu zamknięcia składki społeczne liczysz proporcjonalnie do dni działalności, ale składka zdrowotna jest należna w całości. Ubezpieczenie w NFZ (Narodowym Funduszu Zdrowia) trwa jeszcze 30 dni po dacie zakończenia, więc zadbaj o inne, jeśli go nie masz (etat, małżonek albo ubezpieczenie za granicą). Więcej o tej stronie sprawy w artykule o składce zdrowotnej.

Jeśli rozliczałeś się metodą kasową (dostępną od 2025), faktury niezapłacone na dzień zamknięcia stają się przychodem najpóźniej w dniu zamknięcia.

Zaległości podatkowe i w ZUS sprzed zamknięcia nadal są Twoje. Właściciel JDG odpowiada za długi firmy całym swoim majątkiem, a zamknięcie tego nie zmienia.

Jak długo przechowywać dokumenty

Zamknięcie nie skraca żadnego okresu przechowywania.

• Dokumenty podatkowe (faktury, księgi, spisy na zamknięcie): do przedawnienia podatku, zwykle 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. PIT za 2026 jest płatny w kwietniu 2027, więc dokumenty z 2026 trzymasz do końca 2032. Toczące się postępowanie podatkowe może ten okres wydłużyć.
• Dokumenty rozliczeniowe ZUS: 5 lat od ich przekazania.
• Dokumentacja pracownicza osób, które zatrudniałeś: 10 lat dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019, dłużej dla wcześniejszych.

Przed zamknięciem zbierz wszystko w jednym miejscu, które księgowa (albo Ty za pięć lat) łatwo znajdzie. Komplet, nasza darmowa aplikacja na Maca, odkłada każdą fakturę do właściwego miesiąca i potrafi przygotować folder ze wszystkimi dokumentami, wyciągami bankowymi i podsumowaniem dla księgowej. Więcej w artykule o tym, ile lat przechowywać faktury.

Czy można później wrócić?

Twój wpis w CEIDG pozostaje widoczny z datą wykreślenia, a NIP zostaje Twój: jeśli znów zarejestrujesz JDG, podajesz ten sam numer.

Tracisz natomiast pomoc na start. Nowa ulga na start (6 miesięcy bez składek społecznych) i 24 miesiące preferencyjnego ZUS są dla osób, które nie prowadziły działalności w ostatnich 60 miesiącach. Zamknięcie i ponowne otwarcie po roku nic więc nie daje. Od początku płacisz zwykłe składki, chyba że przysługuje Ci inna ulga.

Jak ZUS liczy 60 miesięcy po bardzo długim zawieszeniu, nie jest przesądzone, więc w takiej sytuacji zapytaj ZUS. Szczegóły w artykule o uldze na start i preferencyjnym ZUS.

Co zrobić teraz

1. Zdecyduj, czy zamykasz, czy zawieszasz, korzystając z tabeli powyżej.
2. Wybierz ostatni dzień działalności. Zwykle najlepszy jest koniec miesiąca, bo składka zdrowotna za miesiąc zamknięcia i tak jest należna w całości.
3. Sporządź spisy na zamknięcie i wyceń sprzęt albo samochód.
4. Złóż wniosek o wykreślenie w CEIDG z dołączonym ZUS ZWUA, a potem VAT-Z, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT.
5. Wpisz do kalendarza 20. dzień następnego miesiąca, 30 kwietnia 2027 i 20 maja 2027.
6. Przechowuj dokumenty w bezpiecznym miejscu co najmniej do końca 2032.